Op Nederlandse kantoren is het opvallend rustig. Door hybride werken is gedurende 83 procent van de tijd minder dan de helft van de medewerkers tegelijk aanwezig, zo blijkt uit onderzoek van vastgoedadviseur Colliers en databedrijf Measuremen. De partijen brachten de bezetting in kaart bij 251 bedrijven met samen ruim 590.000 werkplekken. Hun conclusie: veel organisaties huren nog altijd ruimte voor de drukste momenten van de week, terwijl het kantoor het grootste deel van de tijd half leeg staat. Voor gebruikers ligt daar een kans om met minder vierkante meters toe te kunnen, voor eigenaren een signaal dat de vraag naar ruimte verandert van karakter.

Lege bureaus en een stille vrijdag

De cijfers uit het onderzoek, waarover PropertyNL op 27 augustus 2024 berichtte, laten zien hoe ongelijk de aanwezigheid over de week verdeeld is. Gedurende elf uur per week is zelfs maar een kwart van de bureaus in gebruik. Volgens de onderzoekers is dat te weinig om samenwerking tussen collega’s op gang te brengen.

Werkgevers slagen er gemiddeld maar iets meer dan drie dagen per maand in om voldoende mensen tegelijk op kantoor te krijgen voor wat Colliers een levendige werkomgeving noemt. Op jaarbasis gaat het om veertig van de 248 kantoordagen. De vrijdag springt eruit als stilste dag van de week: op bijna driekwart van de vrijdagen is minder dan een kwart van de medewerkers aanwezig en is het kantoor in feite verlaten.

Werkplekexpert Harold Coenders wijst erop dat steeds meer bedrijven vrezen dat medewerkers de band met de organisatie kwijtraken. Volgens hem schuilt in lege vloeren het risico dat werknemers de zin van naar kantoor komen in twijfel gaan trekken, wat de aanwezigheid verder kan drukken.

Huren voor de piek

De lage bezetting is volgens het onderzoek vaak een rechtstreeks gevolg van een bewuste keuze. Veel bedrijven garanderen iedere medewerker een werkplek op de drukste uren van de week. Dat betekent dat er op rustigere momenten, en dat is het grootste deel van de tijd, veel bureaus onbenut blijven.

Colliers hanteert als richtlijn dat een kantoor optimaal functioneert bij een bezettingsgraad tussen 50 en 85 procent. Binnen die bandbreedte voelt een kantoor goed gevuld, zonder dat het te druk wordt. De gemeten praktijk ligt daar voor een groot deel van de week ruim onder.

Kansen voor gebruikers: kleiner en slimmer

De oplossing ligt volgens Colliers in een andere manier van ruimte inkopen. Bedrijven zouden kantoorruimte niet langer moeten afstemmen op de drukste dagen, maar moeten sturen op levendigheid. Concreet betekent dat kleinere kantoortuinen die passen bij de omvang van teams, minder vierkante meters in totaal en meer investeringen in centrale ontmoetings- en samenwerkingsplekken die de piekuren kunnen opvangen.

Coenders ziet die multifunctionele zones als ruimtes waar op drukke momenten gewerkt kan worden en die op rustiger momenten dienen voor trainingen, bedrijfsbijeenkomsten of klantevenementen. Zulke activiteiten trekken volgens hem extra medewerkers naar kantoor en helpen zo om de aanwezigheid beter over de week te spreiden.

Voor huurders met een expiratie in zicht ligt hier een concrete kans. Wie de werkelijke bezetting meet, kan bij een verhuizing of heronderhandeling onderbouwen dat een kleiner metrage volstaat, en het vrijgekomen budget inzetten voor kwaliteit: betere voorzieningen, een centralere locatie of een duurzamer gebouw. Die afweging tussen kwantiteit en kwaliteit sluit aan bij wat in de bredere kantorenmarkt zichtbaar is.

Verhuurmarkt: opname stijgt, maar vraag verschuift

De bevindingen van Colliers staan niet los van de ontwikkelingen op de verhuurmarkt. Volgens Cushman & Wakefield werd in het eerste halfjaar van 2024 in Nederland ongeveer 351.000 m² kantoorruimte opgenomen, 16 procent meer dan een jaar eerder. Het aanbod daalde met 3,5 procent tot 4,3 miljoen m² en de landelijke leegstand zakte met 0,4 procentpunt naar 8,0 procent. Amsterdam vormde een uitzondering: daar liep de leegstand in zes maanden op van 6,9 naar 9,6 procent.

Cushman & Wakefield constateerde daarbij dat gebruikers bij hybride werken vooral op zoek zijn naar goed bereikbare en goed uitgeruste locaties. Het gaat volgens de adviseur minder om het simpelweg reduceren van vierkante meters dan om het anders gebruiken van ruimte. De markt polariseert: hoogwaardige, duurzame gebouwen op toplocaties in de grote steden zijn schaars en halen recordhuren. Huurders die niets passends vinden, verlengen hun huidige contract vaak kortlopend in plaats van genoegen te nemen met een tweede keus.

Wat het betekent voor beleggers

Voor eigenaren en beleggers wijzen beide onderzoeken in dezelfde richting. Wanneer bedrijven hun ruimtebehoefte gaan afstemmen op de werkelijke bezetting in plaats van op de piek, kan dat bij contractverlengingen leiden tot kleinere metrages per huurder. Tegelijk groeit de vraag naar gebouwen die flexibele indelingen, ontmoetingsruimtes en hoogwaardige voorzieningen mogelijk maken.

Dat biedt kansen voor eigenaren die bestaande vloeren kunnen herindelen tot kleinere units of die gedeelde voorzieningen toevoegen, zoals vergader- en evenementenruimtes die meerdere huurders kunnen gebruiken. Panden waar dat niet lukt, lopen het risico in het segment terecht te komen waar de leegstand zich concentreert.

Wat nu volgt

Het onderzoek van Colliers en Measuremen zet het gesprek over de omvang van het kantoor voort op het moment dat veel organisaties hun huisvestingsstrategie herijken. De komende huurcycli zullen laten zien in hoeverre bedrijven het advies volgen om te sturen op levendigheid in plaats van op de drukste dag. Voor de verhuurmarkt wordt het daarbij interessant of de stijgende opname uit het eerste halfjaar standhoudt wanneer gebruikers kritischer kijken naar het aantal vierkante meters dat zij werkelijk nodig hebben.

Bron: PropertyNL ; Cushman & Wakefield