Het Rijksvastgoedbedrijf (RVB) heeft de vierde versie van het Ruimteboek uitgebracht, de standaard die vastlegt hoe een rijkskantoor van binnen is opgebouwd. In de editie 2026 zijn vrijwel alle onderdelen herzien, krijgt het welzijn van medewerkers een eigen ‘vitaliteitsplein’ en verschijnt er een werkboek waarmee organisaties afwijkingen van de standaard vastleggen. Volgens het RVB moet de vernieuwde richtlijn huisvestingsprojecten van de rijksoverheid sneller en voorspelbaarder maken.

Wat het Ruimteboek regelt

Het Ruimteboek beschrijft welke ruimten en voorzieningen in een rijkskantoor standaard aanwezig zijn: werkplekken, vergaderruimten, de entree, pantry’s en andere ondersteunende ruimten. Per zogeheten bouwsteen staat welke functionele en ruimtelijke eisen gelden. Het document is opgezet als richtlijn die jaarlijks wordt bijgewerkt. De vorige versie verscheen in januari 2025.

De achtergrond van het instrument is praktisch. Tot voor kort stelde elk ministerie of elke dienst als gebruiker van een kantoor zelf een programma van eisen op. Dat kostte veel tijd, en elke keer moest opnieuw worden nagegaan of de eisen strookten met de actuele regelgeving. Bij de introductie van het Ruimteboek in januari 2025 legde het RVB uit dat gebruikers met de standaard niet langer zelf het wiel hoeven uit te vinden. Zij geven alleen aan wat zij nodig hebben bovenop de basis, bijvoorbeeld een callcenter of een extra beveiligde afdeling. Het RVB benadrukte toen ook dat standaardisatie niet betekent dat alle rijkskantoren op elkaar gaan lijken. Twee gebouwen met elk vijfhonderd werkplekken kunnen volgens de dienst elk een eigen karakter houden en inspelen op hun omgeving.

Nieuw in versie 4.0

De belangrijkste vernieuwing is het vitaliteitsplein. Ruimten die van invloed zijn op de vitaliteit van medewerkers zijn uitgebreider beschreven. Opvallend is de aanpassing van de stilteruimte. Die is nu een individuele ruimte geworden, bedoeld voor meditatie, gebed of ontspanningsoefeningen. De eerdere gedeelde variant bleek in de praktijk niet goed te werken, aldus het RVB.

Ook het rijksontmoetingsplein is verder uitgewerkt. Er is meer aandacht voor plekken waar medewerkers en bezoekers elkaar treffen en voor gastvrijheid, bijvoorbeeld met koffiepunten waar mensen snel iets kunnen meenemen. Daarnaast kent elke bouwsteen nu een vastgelegd uitstralingsniveau, zodat vooraf duidelijk is welk afwerkingsniveau bij een ruimte hoort. Voor de buitenruimte en het groen binnen en buiten het gebouw zijn landschapsontwerpers geraadpleegd. Daarbij gaat het onder meer om de bijdrage van een kantoor aan de omgeving en om klimaatadaptieve maatregelen.

Nieuw is verder het werkboek dat naast het Ruimteboek wordt gebruikt. Daarin kunnen organisaties de basisbouwstenen op maat maken en vastleggen waar zij van de standaard afwijken. Het werkboek helpt ook om zogeheten specials eenduidig te omschrijven. Het RVB noemt als voorbeelden laboratoria, hoorkamers en crisisruimten.

Gedeeld uitgangspunt voor markt en gebruiker

Het RVB presenteert het Ruimteboek nadrukkelijk als gemeenschappelijke taal tussen opdrachtgever, gebruiker en markt. Facilitaire dienstverleners, gebruikers, architecten en bouwpartijen hanteren het als referentie. De bouwstenen worden opgenomen in de vraagspecificatie waarmee het RVB marktpartijen opdracht geeft een project te ontwerpen en te bouwen. Ook in uitvragen aan de markt wordt ernaar verwezen, zodat architecten en aannemers vooraf weten wat er van hen wordt verwacht.

Volgens Marije den Hollander, coördinator rijkskantoren en huisvestingsadvies bij het RVB, is het document samen met de partners ontwikkeld en wordt het nu door al die partijen gedeeld. Huisvestingsadviseur Dieter Beijersbergen van het RVB stelt dat de bouwstenen iedereen hetzelfde vertrekpunt geven. Standaardonderdelen hoeven daardoor niet in elk project opnieuw ter discussie te staan. Het gesprek met de gebruiker kan zich richten op wat de organisatie onderscheidt, zoals extra beveiliging of specifieke functies.

Het Centrum voor Facilitaire Dienstverlening (CFD) van de Belastingdienst werkt al met het Ruimteboek. Projectmanagers Colette Mathot en Manon Bolt zeggen dat het tijd scheelt, voor eenheid zorgt en duidelijkheid geeft. Voordat de standaard bestond, moest informatie volgens hen uit verschillende documenten bij elkaar worden gezocht.

Van rijkskantoor naar kazerne en rechtbank

Het RVB werkt al langer toe naar een bredere toepassing. Bij de introductie in 2025 noemde de dienst de houten kantoortoren Monarch IV in Den Haag als project waarin een vroege versie van het Ruimteboek is gebruikt. De ervaringen daarmee leidden tot verbeteringen. Voor de huisvesting van het kernministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap aan de Juliana van Stolberglaan was het Ruimteboek opnieuw het vertrekpunt. Toen al werd aangekondigd dat de aanpak zou worden uitgebreid naar Defensie, waar concrete stappen waren gezet voor kazernegebouwen, en op langere termijn naar gevangenissen en rechtbanken.

Die uitbreiding krijgt nu vorm. Begin 2026 verschijnen versies voor het ministerie van Defensie en voor de Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI). Daarmee groeit het Ruimteboek volgens het RVB uit tot een breed toepasbare standaard voor de rijkshuisvesting.

Betekenis voor de kantorenmarkt

Voor marktpartijen die voor de rijksoverheid bouwen, verbouwen of verhuren, is het Ruimteboek meer dan een interne richtlijn. De bouwstenen komen terug in aanbestedingen en vraagspecificaties en bepalen dus mede hoe ontwerpen en verbouwingen van rijkskantoren eruitzien. Het RVB is als beheerder van een grote kantorenportefeuille een van de grootste gebruikers van kantoorruimte in Nederland. Een vastgelegde standaard voor indeling, uitstraling en voorzieningen maakt de vraag van die gebruiker beter voorspelbaar voor ontwikkelaars, architecten en aannemers.

De nadruk op vitaliteit, ontmoeting en gastvrijheid sluit aan bij een bredere verschuiving in het kantoorgebruik. Werkgevers zien het kantoor steeds vaker als plek voor samenwerking en ontmoeting, terwijl geconcentreerd werk ook elders kan plaatsvinden. Het RVB noemt het Ruimteboek zelf een document dat nog in ontwikkeling is. Nieuwe ervaringen uit projecten worden in volgende edities verwerkt. De richtlijn ‘Ruimteboek: de bouwstenen van een rijkskantoor in beeld gebracht’ staat op de website van het Rijksvastgoedbedrijf.

Lees ook: Rijksvastgoedbedrijf laat voormalig KPN-kantoor Universe op Binckhorst ombouwen tot rijkskantoor en Rijksvastgoedbedrijf koopt Centre Court in Den Haag voor € 133,5 mln.

Bron: Rijksvastgoedbedrijf

Extra bron: Rijksvastgoedbedrijf, 14 januari 2025