Huurders van bedrijfsruimte hebben geen algemeen recht om de facturen achter hun servicekostenafrekening in te zien. Als partijen hebben afgesproken dat een registeraccountant de afrekening controleert, is dat in beginsel voldoende. Dat heeft het gerechtshof Amsterdam op 30 juli 2024 (ECLI:NL:GHAMS:2024:2123) geoordeeld in een langlopend conflict tussen de ondernemersvereniging van de Beverwijkse Bazaar en de exploitant van de overdekte markt. Het hof wees ook het verzoek af om de opslag voor administratiekosten van 15 procent te verlagen naar 5 procent. Voor eigenaren van winkelcentra, markthallen en bedrijfsverzamelgebouwen bevestigt het arrest dat de servicekostenclausule in de huurovereenkomst bepalend is. Huurders kunnen geen beroep doen op de wettelijke regeling voor woonruimte.

De partijen en de aanleiding

De Beverwijkse Bazaar B.V. exploiteert in Beverwijk een overdekte markt en verhuurt daar units en standplaatsen aan ondernemers, zowel in de markthallen als op het buitenterrein. Volgens berichtgeving van het Noord-Hollands Dagblad, overgenomen door Accountancy van Morgen, gaat het om bijna zevenhonderd huurders die samen ongeveer zes ton per jaar aan servicekosten betalen. Op 7 april 2020 werd de Ondernemersvereniging De Bazaar opgericht. Volgens haar statuten wil zij onder meer de gezamenlijke belangen van de ondernemers op het terrein behartigen, de veiligheid verbeteren en de communicatie bevorderen.

Het geschil ging over de servicekosten. In de algemene voorwaarden voor huurders van 21 september 2010 staat waaruit die kosten bestaan: technische kosten, energiekosten, algemene exploitatiekosten, kosten voor promotie van de markt en daarbovenop 15 procent administratiekosten over de som van die vier posten. Volgens artikel 16.10 van die voorwaarden krijgt de huurder binnen een redelijke termijn na afloop van het kalenderjaar een eindafrekening met een toelichting. Een registeraccountant controleert de berekening en de huurder krijgt een kopie van diens verklaring.

Eind 2020 vroegen drie (oud-)huurders via de ondernemersvereniging om afrekeningen. Op 18 december 2020 stuurde de Bazaar hun eindafrekeningen over 2015 tot en met 2019, met een beoordelingsverklaring van BDO Audit & Assurance B.V. Daarin stond ook hoeveel vierkante meters per jaar waren meegeteld. Dat aantal schommelde tussen ruim 34.000 en ruim 38.000 vierkante meter. Op basis van die afrekeningen stuurde de Bazaar de drie ondernemers naheffingsfacturen. De advocaat van de vereniging vond een beoordelingsverklaring onvoldoende en eiste een controleverklaring en de onderliggende stukken. BDO gaf op 1 februari 2021 een controleverklaring af. Daarbij hoorde een aangepaste afrekening waarin voor elk jaar met hetzelfde oppervlak van 37.935 vierkante meter werd gerekend. Daardoor daalde de prijs per vierkante meter en kregen de huurders lagere, gecorrigeerde facturen. Later volgden ook een afrekening en controleverklaring over 2020. In de procedure legde de Bazaar bovendien afrekeningen over 2010 en 2012 over, met een verklaring van Deloitte.

Procesverloop: kort geding, kantonrechter en hoger beroep

De vereniging probeerde het eerst in kort geding. Op 27 mei 2021 verklaarde de voorzieningenrechter van de rechtbank Noord-Holland zich onbevoegd om van de vorderingen kennis te nemen. Hij overwoog dat de vereniging alleen namens de drie met naam genoemde leden kon optreden en dat er geen spoedeisend belang was. Die leden hadden al afrekeningen gekregen en konden daartegen bezwaar maken, waarna de Bazaar zou moeten aantonen wat zij verschuldigd waren.

In de bodemprocedure vorderde de vereniging dat de Bazaar alle afrekeningen over 2010 tot en met 2020 zou verstrekken, met overzichten van de opbouw van de servicekosten, de oorspronkelijke facturen, accountantsverklaringen en plattegronden van de verhuurde oppervlakken. Ook moest de rechter bepalen dat de administratiekosten niet hoger mochten zijn dan 5 procent. Subsidiair deed zij een beroep op artikel 843a van het Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering (Rv), de regeling voor inzage in en afschrift van bescheiden.

De kantonrechter in de rechtbank Noord-Holland wees bij vonnis van 26 april 2022 bijna alles af. De vereniging mocht niet namens al haar leden procederen. De Bazaar betwistte dat er leden waren en de vereniging had haar representativiteit niet onderbouwd, zodat niet was voldaan aan de eisen van artikel 3:305a BW voor collectieve acties. Als cessionaris kon zij evenmin optreden, omdat de vorderingen volgens de kantonrechter niet overdraagbaar waren (artikel 3:94 BW). Zij werd wel ontvangen als gemachtigde van de drie ondernemers. Inhoudelijk oordeelde de kantonrechter dat de Bazaar met de afrekeningen en controleverklaringen over 2015 tot en met 2020 rekening en verantwoording had afgelegd, zij het te laat. Een algemeen recht op inzage in onderliggende stukken bestaat niet. De vordering over 2010 tot en met 2014 was verjaard. Voor een lager percentage administratiekosten was onvoldoende aangevoerd.

De vereniging ging in hoger beroep. De zaak werd op 6 februari 2024 bij het hof behandeld. Volgens de berichtgeving in de regionale pers stelde het hof partijen toen voor om het geschil in der minne op te lossen, bijvoorbeeld door een onafhankelijke accountant de boeken te laten inzien. De Bazaar ging daar niet op in.

Standpunten van partijen

De vereniging betoogde dat de regels voor servicekosten bij woonruimte naar analogie moeten gelden. Bij woonruimte moet de verhuurder jaarlijks een overzicht geven en de huurder in staat stellen de onderliggende stukken in te zien (artikel 7:259 BW). Daarbij geldt de maatstaf van artikel 7:237 BW. Volgens de vereniging controleert de accountant alleen of de kosten echt zijn gemaakt, en niet of ze terecht aan de huurders worden doorberekend of doelmatig worden besteed. Daarnaast voerde zij aan dat de overeenkomst deels een overeenkomst van opdracht is. Dan zou artikel 7:403 BW gelden, dat de opdrachtnemer verplicht rekening en verantwoording af te leggen. Ook vond zij dat zij de opgegeven 37.935 vierkante meter niet kon controleren zonder plattegronden. De administratieopslag van 15 procent noemde zij deels verkapte huur. Volgens haar ligt 5 procent in de markt meer voor de hand en zijn de werkelijke kosten bij een verhuurder met zo veel huurders eerder lager.

De Bazaar stelde dat zij precies had gedaan wat in de huurvoorwaarden stond: afrekenen en laten controleren door een registeraccountant. Zij betwistte dat de vereniging echt leden had en dat de overeenkomst een opdrachtkarakter heeft. Over de jaren vóór 2015 beriep zij zich op verjaring.

Het oordeel van het hof

Het hof bekrachtigt het vonnis op alle punten. Over de ontvankelijkheid oordeelt het hof dat de vereniging ook in hoger beroep onvoldoende heeft aangetoond dat zij representatief is. Zij legde een lijst van 235 personen over die zich volgens haar als lid hadden aangemeld. De Bazaar wees erop dat een deel van die mensen geen huurder was, dat steekproefsgewijs benaderde huurders zeiden geen lid te zijn, en dat er geen aanmeldingen, contributiebetalingen of ledenvergaderingen waren. De vereniging had daar niets tegenover gesteld. Tegen de oordelen over de overige vereisten van artikel 3:305a BW en over de cessie had zij bovendien geen grieven gericht. Zij bleef dus alleen gemachtigde van de drie ondernemers.

Inhoudelijk ziet het hof geen ruimte om de woonruimteregels naar analogie toe te passen. Die bepalingen zijn bedoeld om huurders van woonruimte te beschermen. In de algemene voorwaarden van de Bazaar staat welke kosten voor rekening van de huurders komen. De accountant controleert of die kosten echt zijn gemaakt, en dat is de waarborg die partijen hebben afgesproken. Welke kosten de Bazaar binnen die posten maakt, is volgens het hof haar eigen beleid. De vereniging had geen omstandigheden genoemd die erop wijzen dat de Bazaar kosten doorberekende die zij redelijkerwijs niet aan huurders kon doorberekenen.

Ook het beroep op artikel 7:403 BW faalt. Ook als de huurovereenkomst deels als opdracht kan worden gezien, hebben partijen in artikel 16 van de voorwaarden geregeld hoe verantwoording wordt afgelegd: via een accountantsverklaring. Dat mag, omdat artikel 7:403 BW niet voorkomt in de opsomming van dwingende bepalingen in artikel 7:413 BW. Een recht op plattegronden van alle units ziet het hof evenmin. De oppervlakteberekening viel onder de accountantscontrole, en de Bazaar had bovendien per hal en buitenruimte gespecificeerd hoeveel units en vierkante meters beschikbaar waren. De twijfels van de vereniging daarover waren niet concreet genoeg.

Over 2010 tot en met 2014 stelde de vereniging dat de Bazaar in een brief van januari 2021 alsnog had aangeboden afrekeningen te maken. Het hof leest die brief anders. De Bazaar schreef daarin dat een afrekening over die jaren voor de huurders nadelig zou uitvallen, omdat de werkelijke kosten de gefactureerde kosten ruim te boven gingen, en dat zij alleen zou meewerken als de huurders daarop stonden. Dat was geen onvoorwaardelijk aanbod. Over accountantsverklaringen of onderliggende stukken stond er niets in, en het veronderstelde aanbod was in elk geval ingetrokken door het beroep op verjaring.

Het subsidiaire beroep op artikel 843a Rv strandt ook. Omdat er geen aanwijzingen zijn dat de huurders te veel hebben betaald, en artikel 16.10 van de voorwaarden een behoorlijke rechtspleging ook zonder de onderliggende stukken waarborgt, noemt het hof de vordering een fishing expedition.

Over de administratiekosten oordeelt het hof dat de afgesproken 15 procent niet in strijd is met de redelijkheid en billijkheid (artikel 6:248 lid 2 BW). Dat de werkelijke kosten lager zouden zijn, is daarvoor niet genoeg. Forfaitaire percentages zijn niet ongebruikelijk. Dat de verhuurder daardoor winst kan maken op de servicekosten, kon de huurder voorzien. Het hof noemt een percentage van 15 procent over de doorberekende kosten bovendien niet exorbitant. De vereniging moet de proceskosten in hoger beroep betalen.

Juridisch kader en vergelijkbare rechtspraak

Voor woonruimte geeft de wet de huurder een uitgebreide regeling voor servicekosten: een jaarlijks overzicht, inzage in de onderliggende stukken en toetsing door de Huurcommissie (artikelen 7:237, 7:259 en 7:260 BW). Voor bedrijfsruimte, zowel winkelruimte in de zin van artikel 7:290 BW als overige bedrijfsruimte in de zin van artikel 7:230a BW, bestaat zo’n regeling niet. Daar hangt alles af van wat partijen hebben afgesproken. In de praktijk verwijzen huurovereenkomsten vaak naar standaard algemene bepalingen, die de verhuurder verplichten tot een jaarlijks rubrieksgewijs overzicht met de berekeningswijze en het aandeel van de huurder. Dit arrest laat zien dat de rechter de afgesproken verantwoordingsplicht serieus neemt, maar er niets aan toevoegt.

Dat die contractuele afspraken ook in het voordeel van de huurder kunnen werken, blijkt uit een uitspraak van de rechtbank Noord-Holland. Op 25 juli 2024, een paar dagen voor het arrest van het hof, wees de kantonrechter een vordering van verhuurder Onyx (NL) Propco B.V. op huurder Mert B.V. af. Het ging om een achterstand die vooral uit servicekosten bestond, bij een bedrijfsruimte in een bedrijfsverzamelgebouw (ECLI:NL:RBNHO:2024:7861). De verhuurder had haar vordering tegenover de gemotiveerde betwisting van de huurder onvoldoende onderbouwd en kreeg geen gelegenheid meer om dat bij akte te herstellen. Een verhuurder die servicekosten wil innen, moet dus wel kunnen laten zien hoe zijn afrekening tot stand is gekomen. De lijn is in beide gevallen dezelfde: wat de huurder moet betalen en welke verantwoording hij kan eisen, volgt uit het contract.

Betekenis voor verhuurders, huurders en beleggers

Voor exploitanten en beleggers met multi-tenant vastgoed, zoals markthallen, winkelcentra en bedrijfsverzamelgebouwen, biedt het arrest houvast. Een duidelijke servicekostenclausule met een omschrijving van de kostenposten, een verdeelsleutel en controle door een registeraccountant werkt als een stevige waarborg. Een forfaitaire administratieopslag houdt stand, zolang die is afgesproken en niet buitensporig is. Een huurder kan niet achteraf op basis van marktgebruik een lager percentage afdwingen.

Voor huurders en hun belangenverenigingen is het arrest een waarschuwing. Wie collectief wil procederen, moet aantonen dat hij representatief is: een aantoonbaar ledenbestand, aanmeldingen, contributie en besluitvorming. Wie inzage wil op grond van artikel 843a Rv, moet concrete aanwijzingen geven dat de afrekening niet klopt. Algemene twijfel is niet genoeg. Wie te lang wacht, verliest bovendien zijn rechten op oude jaren door verjaring.

Praktische tips

• Huurders: onderhandel vóór de ondertekening. Wie inzage in onderliggende facturen of een maximum voor de administratieopslag wil, moet dat in de huurovereenkomst laten opnemen. Achteraf zal de rechter een afgesproken percentage van 15 procent niet snel corrigeren.
• Vraag tijdig om afrekeningen. Vorderingen over oude jaren kunnen verjaren. Vraag elk jaar om de afrekening en de accountantsverklaring en maak direct bezwaar als iets niet klopt.
• Maak bezwaren concreet. Een rechter wil specifieke aanwijzingen zien, zoals posten die niet in de voorwaarden staan, een verdeelsleutel die niet overeenkomt met het verhuurde oppervlak of dubbel getelde kosten. Met een algemeen wantrouwen kom je niet ver.
• Verenigingen: zorg voor een sluitende administratie. Een ledenlijst alleen bewijst geen representativiteit als niet blijkt dat er aanmeldingen, contributie en ledenvergaderingen zijn.
• Verhuurders: lever op tijd en volledig. De Bazaar kreeg gelijk, maar de kantonrechter stelde vast dat de afrekeningen te laat kwamen en dat de verantwoording pas na aandringen in de vorm van een controleverklaring kwam. Een tijdige afrekening met de afgesproken accountantsverklaring voorkomt procedures.
• Leg de oppervlakteberekening vast. Laat het verhuurbare oppervlak waarover de kosten worden verdeeld meenemen in de accountantscontrole en houd een specificatie per gebouwdeel beschikbaar. Dat bleek in deze zaak een belangrijk punt in het voordeel van de verhuurder.

Wat volgt

Met het arrest van het hof eindigt deze procedure in feitelijke instanties in het voordeel van de exploitant. Of partijen nog in cassatie gaan, is nu niet bekend. Het arrest past in de lijn dat servicekosten bij bedrijfsruimte een zaak van contractsvrijheid zijn. Voor huurders van commerciële ruimte ligt de oplossing dus vooral bij het onderhandelen over de huurovereenkomst en niet bij de rechter. Verhuurders en beleggers kunnen hun standaardvoorwaarden aan dit arrest toetsen. Het is wel goed om te bedenken dat de rechter een clausule die geen controle door een registeraccountant voorschrijft, in een volgende zaak anders kan beoordelen.

Bron: Gerechtshof Amsterdam, 30 juli 2024, ECLI:NL:GHAMS:2024:2123 (rechtspraak.nl)

Extra bronnen: Accountancy van Morgen / Noord-Hollands Dagblad: Ondernemers willen inzicht in boeken Beverwijkse Bazaar · Rechtbank Noord-Holland, ECLI:NL:RBNHO:2024:7861